Типичные ошибки при ведении табеля учета рабочего времени
Обязанность работодателя по фактическому учету рабочего времени обуславливает ведение табелей учета рабочего времени. Целью данного документа является не только учет использования рабочего времени, но и регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени.
Типичными ошибками при оформлении табеля учета рабочего времени являются:
1) Неутвержденная форма табеля учета рабочего времени
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, поэтому форма Т-12 и Т-13 является не обязательной для применения. Однако если работодатель отступает от данной формы, то необходимо издать приказ по основной деятельности об утверждении типовой формы табеля учета рабочего времени в компании.
2) Ведение исключительно единого табеля на всю организацию
Не стоит путать штатное расписание и табель учета рабочего времени. И если первый документ составляется на организацию в целом и является единым на всю организацию, то второй (т.е. табель) – может быть как единым на всю организацию, так и вестись по структурным подразделениям. Более того, если в организации большая численность работников, то целесообразнее вести табель именно по структурным подразделениям. Согласитесь, достаточно сложно представить себе, что в компании численностью 1500 человек и несколькими филиалами табель ведет один человек.
3) Отсутствие корректировочного табеля
Нередко случаются ситуации, когда работник заболел или произошли иные обстоятельства, а документов, их подтверждающих, нет, либо они еще не готовы. А поскольку табель ведется по факту, то ответственное лицо, например, при отсутствии работника на работе проставит «НН». После того как работник представит подтверждающие документы, лицо, ответственное за составление табеля, обязано их учесть. «Чиркать» в самом табеле не допускается, а вот издать корректировочный (или, по-иному, корректирующий) табель не только можно, но и нужно.
4) Двойная кодировка при работе в выходной или нерабочий праздничный день
Часто встречается следующая картина: при привлечении работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день работодатель проставляет следующую кодировку
Данная кодировка некорректна, поскольку для фактического отражения работы в выходной или нерабочий праздничный день предусмотрена отдельная кодировка – «РВ». Таким образом, если работник вышел на работу в выходной или нерабочий праздничный день на 8 часов, то в табеле проставляются следующие условные обозначения:
5) Представление табеля один раз в месяц
Согласно ст. 136 Трудового кодекса РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором. Именно исходя из этого положения закона, табель должен закрываться 2 раза в месяц. И уже после этого рассчитывается заработная плата за первую и вторую половины месяца.
6) Отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение табеля
Если компанией используется унифицированная форма табеля учета рабочего времени, то в ней предусмотрена графа «ответственное лицо». В таком случае в данной графе свою должность, подпись и ФИО проставляет работник, назначенный ответственным за ведение табеля приказом по организации. Если же используется собственная форма табеля учета рабочего времени, то и в этом случае рекомендуем издать приказ о назначении ответственного за ведение табеля, поскольку именно на основании табеля производится оплата труда.
Чем чревато отсутствие табеля или же некорректное его оформление?
Не только тем, что компания или работник могут понести финансовые потери при неверном начислении заработной платы, но и привлечением работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ, максимальный штраф по которой достигает 80 000руб.
в 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 предусмотрена функция учета затрат рабочего времени персонала на выполнение должностных обязанностей. Учет базируется на базе ежедневных отчетов о проделанной работе. Полученные данные распределяются по видам работ. Перед тем, как начинать работу с табелем, рекомендуем вам внести обновления в календарь предприятия.
Итак, начнем с того, что в 1С учет рабочего времени можно вести двумя способами:
- Использовать “Отклонения”: в данном случае учет выполненного рабочего времени ведется на основе показателей графика рабочего времени и зафиксированных от него отклонений. Под отклонениями принято считать пропуск рабочих часов и сверхурочные.
- Учитывать “Сплошную регистрацию”: в данном методе помимо фиксирования документации по отклонениям, также сохраняется реально использованные часы труда.
В приказе на оформление человека на работу в обязательном порядке устанавливается рабочий график сотрудника для определения планового расписания предприятия. Бывают ситуации, когда работник попадает под кадровые трансформации. В таком случае его график тоже обязательно фиксируется в изначальном виде (при необходимости график всегда можно подкорректировать). В связи с этим, реквизит “График работы” в док-ах «Прием на работу» и «Кадровое перемещение» заполняется без исключений.
В 1С учет выполненного рабочего времени ведется по данным активного графика сотрудника. Не забывайте учитывать и отклонения от графика, которые вы можете вывести с помощью следующих док-ов:
- Отпускные;
- Больничные;
- Пропуски;
- Отпуск, предоставленный для ухода за детьми;
- Зафиксированные простои;
- Средняя заработная плата.
Существует практика, когда для работника строится собственное расписание задач на месяц. В такой ситуации плановое время для сотрудника назначается через другой документ 1С - “Ввод индивидуальных графиков работы предприятия”. Эту функцию вы найдете в меню “Расчеты зарплаты по организациям”.
Ситуации, в которых заполнение Табеля учета рабочего времени не требуется:
- Когда все отделы компании работают по графику “5 дней в неделю”;
- Когда в компании присутствует несколько (или больше) видов рабочего расписания. К примеру, все они повторяющиеся, а ситуации расхождения от расписания полностью отсутствуют.
Условия, при которых заполнение Табеля учета рабочего времени является обязательным:
- На предприятии присутствует посменный график работы;
- Вахтовый способ работы;
- “Сложные графики”, которые невозможно отнести к цикличным.
Пошаговое заполнение документа “Табель учета рабочего времени”
Нужный вам документ находится в меню «Расчет зарплаты по организациям». (Также вы можете перейти к документу через закладку “Расчет зарплаты” на пользовательском рабочем столе).
Чтобы добавить новый документ вам всего лишь нужно кликнуть по одноименному полю “Добавить”.
Перед вам раскроется новая форма документа. Далее, выберите предприятие по которому необходимо ввести табель. Если по всей фирме, оставьте поле пустым. (В тех случаях, когда табель нужно внести по одному из подразделений предприятия, выбирайте реквизит “Подразделение”). Укажите за какой месяц заполняется табель.
Существует два варианта заполнения табеля:
- детально по каждому дню периода;
- сводно (ввод отработанных рабочих часов).
Для того, чтобы выбрать необходимый вам вариант, установите переключатель “Способ ввода времени” в нужное положение.
Следующий шаг, который вам нужно сделать - нажать на “Заполнить”. Часть таблицы под названием “Сотрудники” в автоматическом режиме заполнится перечнем работников предприятия. Позже вы всегда сможете отредактировать информацию и внести коррективы.
Если вы видите, что таблица так и осталась пустой, или данные внесены только по некоторым сотрудникам - посмотрите правильно ли заполнено рабочее расписание сотрудников на нынешний год.
В итоге, у вас формируется таблица с учетом заполненных предварительно невыходов.
Ответ от 16 .05.2016
Унифицированная форма Табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421) для учреждений госсектора утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н).
Согласно указаниям по заполнению Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Выбор способа заполнения Табеля (ф. 0504421) определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики.
При обнаружении факта неотражения отклонений или неполноты сведений об учете рабочего времени (например, в связи с поздним представлением работником документов), лицо, ответственное за составление Табеля, обязано представить корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений.
Эта формулировка позволяет сделать вывод, что представляется именно новый, корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений, т.е. в Табеле необходимо отражать информацию по всем сотрудникам, включая тех, у которых выявлены несоответствия.
В устных разъяснениях специалисты Минфина России проводят аналогию между корректирующим Табелем и уточненной налоговой декларацией. Поскольку в уточненной декларации представляется та же информация, что и в первичной декларации, но уже в исправленном виде, очевидно, корректирующий Табель также должен содержать информацию на все подразделение в целом за месяц с учетом исправлений.
Однако и представление данных только по тем сотрудникам, по которым есть изменения, не будет противоречить законодательству, т.к. четких разъяснений о заполнении формы Приказ № 52 н не содержит. Выбранный вариант заполнения корректирующего Табеля (ф. 0504421) должен быть закреплен в учетной политике.
